Hausmeisterservice Leistungsverzeichnis: Muster und Aufbau.

Ein Hausmeisterservice Leistungsverzeichnis listet jede Aufgabe am Objekt mit ihrer Frequenz auf. Genau daran entscheidet sich, ob Sie Angebote später vergleichen können. Fehlt die Frequenz, vergleichen Sie Äpfel mit Birnen: Der eine Anbieter kalkuliert zwei Kontrollgänge pro Woche, der andere einen im Monat. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen den Aufbau, eine Muster-Gliederung und die Punkte, die Hausverwaltungen regelmäßig vergessen.

• Objektdaten zuerst: Einheiten, Flächen, Außenanlagen, Aufzüge, Heizungsart.
• Jede Leistung braucht eine Frequenz. Ohne Turnus kein vergleichbares Angebot.
• Regelleistung und Zusatzleistung nach Aufwand trennen, sonst streiten Sie später über Rechnungen.
• Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und Dokumentation gehören in den Vertrag.
• Nachweise verlangen: Betriebshaftpflicht, Qualifikation, Führungszeugnis bei Schlüsselgewalt.
• Die Aufschlüsselung nach Leistungsarten entscheidet später über die Umlage auf die Mieter.

Was ein Leistungsverzeichnis für den Hausmeisterservice leistet.

Das Leistungsverzeichnis ist die Anlage zum Hausmeistervertrag. Es beschreibt, was am Objekt passiert, wie oft es passiert und wer das Material stellt. Der Vertrag regelt Laufzeit, Preis und Kündigung. Die Leistungen selbst stehen im Verzeichnis.

Für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter erfüllt das Dokument drei Aufgaben gleichzeitig. Es macht Angebote vergleichbar. Es dient als Maßstab bei Reklamationen. Und es liefert die Struktur für die spätere Betriebskostenabrechnung.

Viele Ausschreibungen scheitern an einem einfachen Punkt: Sie zählen Tätigkeiten auf, aber nennen keinen Turnus. Ein Anbieter rechnet dann mit wöchentlicher Grünpflege, der nächste mit monatlicher. Die Preisspanne wirkt riesig, obwohl beide sauber kalkulieren. Erst die Frequenz macht die Zahlen lesbar.

Objektdaten: die Basis jeder Ausschreibung.

Ein Anbieter kalkuliert nach Aufwand. Den Aufwand erkennt er nur, wenn Sie das Objekt beschreiben. Stellen Sie diese Angaben an den Anfang des Verzeichnisses, noch vor die erste Leistung.

Je genauer diese Liste, desto belastbarer das Angebot. Fehlen die Flächen, kalkuliert der Anbieter mit Sicherheitsaufschlag. Das zahlen am Ende die Eigentümer.

Leistungsblöcke mit Frequenz: der Kern des Verzeichnisses.

Gliedern Sie die Leistungen in Blöcke. Jeder Block bekommt eigene Positionen, jede Position eine Frequenz. Schreiben Sie die Frequenz als klare Zahl: wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, viermal jährlich, nach Bedarf.

Diese neun Blöcke decken den Alltag in einem Mehrfamilienhaus ab:

• Kontrollgänge: Sichtprüfung von Treppenhaus, Keller, Dach, Außenanlagen und Beleuchtung, dazu Meldung von Schäden.
• Reinigung der Gemeinschaftsflächen: Treppenhaus, Aufzugskabine, Keller- und Waschraum, Tiefgarage, Glasflächen im Eingang.
• Grünpflege: Rasen mähen, Hecken schneiden, Unkraut entfernen, Laub räumen, Grünschnitt entsorgen.
• Winterdienst: Räumen und Streuen der Gehwege und Zufahrten, Bereitschaft, Streugut nachfüllen.
• Kleinreparaturen: Leuchtmittel tauschen, Türschließer justieren, Silikonfugen prüfen, Namensschilder anbringen.
• Ablesungen: Zählerstände für Wasser, Strom und Wärme erfassen und an die Verwaltung übermitteln.
• Mülltonnenmanagement: Tonnen zur Straße stellen und zurückholen, Standplatz reinigen, Fehlwürfe melden.
• Handwerkerkoordination: Termine annehmen, Zugang öffnen, Arbeiten abnehmen, Rückmeldung an die Verwaltung.
• Schlüsselverwaltung: Schlüssel dokumentiert übernehmen, sicher verwahren, Ausgabe und Rückgabe quittieren.

Regelleistung und Zusatzleistung nach Aufwand trennen.

Nicht jede Aufgabe passt in eine feste Frequenz. Ein Sturm wirft Äste auf den Hof, ein Mieter beschädigt die Haustür. Solche Einsätze kalkuliert niemand pauschal. Trennen Sie deshalb zwei Kategorien.

Die Regelleistung läuft im Pauschalpreis. Sie wiederholt sich planbar und steht mit Frequenz im Verzeichnis. Die Zusatzleistung rechnen Sie nach Aufwand ab, zu einem vereinbarten Stundensatz plus Material. Legen Sie eine Bagatellgrenze fest: Arbeiten bis zu einer bestimmten Dauer erledigt der Hausmeisterservice ohne Rückfrage, alles darüber braucht eine Freigabe der Verwaltung.

Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und Dokumentation.

Ein Verzeichnis ohne Zeiten bleibt zahnlos. Legen Sie fest, wie schnell der Dienstleister reagiert. Üblich sind zwei Stufen: eine Frist für Störungen mit Gefahr, zum Beispiel ein ausgefallenes Treppenhauslicht, und eine längere Frist für alles andere. Nennen Sie dazu die Erreichbarkeit an Werktagen und die Regelung für Wochenenden.

Die Dokumentation sichert beide Seiten ab. Verlangen Sie ein Objektbuch oder ein digitales Protokoll je Einsatz. Darin stehen Datum, erledigte Positionen, Auffälligkeiten und der Name der ausführenden Person. Beim Winterdienst brauchen Sie diese Nachweise sogar zwingend, denn im Streit um die Verkehrssicherungspflicht zählt nur, was dokumentiert ist.

Materialbeschaffung und Auslagen klar regeln.

Wer bezahlt das Leuchtmittel, wer das Streugut? Diese Frage klären Sie im Verzeichnis, nicht in der ersten Rechnung. Drei Modelle funktionieren in der Praxis: Die Verwaltung stellt das Material. Der Dienstleister beschafft es und rechnet es zum Einkaufspreis ab. Oder Kleinmaterial läuft pauschal mit, Größeres nach Beleg.

Halten Sie zusätzlich fest, wer Wasser und Strom vor Ort stellt. Im Regelfall übernimmt das der Auftraggeber. Ohne diesen Satz taucht die Position irgendwann als Zuschlag auf.

Nachweise, die Sie vom Dienstleister verlangen.

Ein Leistungsverzeichnis beschreibt die Arbeit. Ein guter Vertrag prüft auch den Anbieter. Fordern Sie diese Unterlagen vor der Vergabe an, nicht danach.

• Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme, aktueller Nachweis mit Laufzeit.
• Gewerbeanmeldung und Eintrag in der Handwerksrolle, sofern zulassungspflichtige Arbeiten anfallen.
• Qualifikation und Einweisung des Personals, besonders für Aufzugsnotbefreiung und Heizungsanlage.
• Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis für Mitarbeitende mit Schlüsselgewalt.
• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und Nachweis der Sozialabgaben.
• Vertretungsregelung bei Urlaub und Krankheit, mit benanntem Ansprechpartner.

Gerade der letzte Punkt trennt gute von schlechten Angeboten. Ein Einzelunternehmer fällt im Urlaub aus. Ein Fachbetrieb organisiert die Vertretung. Welche Aufgaben ein Anbieter überhaupt übernimmt, lesen Sie im Überblick dazu, was ein Hausmeisterservice leistet.

So erstellen Sie Ihr Leistungsverzeichnis.

Vier Schritte führen von der leeren Seite zum vergleichbaren Angebot.

Bitten Sie jeden Anbieter, exakt Ihre Vorlage auszufüllen. Eigene Formulare der Dienstleister sortieren die Positionen anders und machen den Vergleich zunichte. Wie sich die Preise pro Position einordnen, zeigt der Beitrag zu den Kosten eines Hausmeisterservice.

Warum die Aufschlüsselung über die Umlage entscheidet.

Ein nach Leistungsarten gegliedertes Verzeichnis hat einen zweiten Nutzen. Nur ein Teil der Hausmeisterkosten landet in der Betriebskostenabrechnung. Paragraf 2 Nummer 14 der Betriebskostenverordnung erlaubt die Umlage der Hauswartkosten, nimmt Instandsetzung und Verwaltungstätigkeit aber ausdrücklich aus.

Wer alle Leistungen in einer Pauschale bündelt, kann diese Anteile später nicht trennen. Dann kippt im Zweifel die gesamte Position. Steht dagegen jede Leistung mit eigenem Preis im Verzeichnis, rechnen Sie den umlagefähigen Teil sauber heraus. Die Details dazu lesen Sie im Ratgeber, welche Hausmeisterkosten umlagefähig sind. In einer Eigentümergemeinschaft gelten zusätzlich eigene Beschlussregeln, die der Beitrag zum Hausmeisterservice in der WEG erklärt.

Für den Reinigungsteil lohnt ein eigenes Dokument. Wie Sie Räume, Turnus und Qualitätsstufen dort beschreiben, zeigt das Muster für das Leistungsverzeichnis der Unterhaltsreinigung.

Muster-Gliederung für Ihr Verzeichnis.

Diese Gliederung übernehmen Sie direkt. Die Frequenzen sind Richtwerte für ein Mehrfamilienhaus mit Außenanlage und passen Sie an Ihr Objekt an.

Bei Objekten mit Grünanlage lohnt ein eigener Blick auf den vierten Abschnitt. Welche Arbeiten dort typischerweise anfallen, beschreibt der Beitrag zur Gartenpflege durch den Hausmeisterservice.

Fazit.

Ein gutes Verzeichnis kostet Sie einen Vormittag und spart Ihnen jahrelang Diskussionen. Nehmen Sie das Objekt auf, sortieren Sie die Leistungen in Blöcke und schreiben Sie hinter jede Position eine Frequenz. Trennen Sie Regelleistung von Zusatzleistung und verlangen Sie die Nachweise vor der Vergabe. Möchten Sie ein Angebot auf Basis Ihrer Gliederung? Unser Hausmeisterservice in Düsseldorf füllt Ihre Vorlage Position für Position aus, und FERMA Gebäudereinigung zeigt Ihnen im Ortstermin, welche Punkte in Ihrem Hausmeisterservice Leistungsverzeichnis noch fehlen.