Reinigungskraft Büro: Anstellen oder Firma beauftragen?

Sie suchen eine Reinigungskraft für Ihr Büro und fragen sich, ob Sie jemanden anstellen oder eine Firma beauftragen? Beide Wege führen zum sauberen Büro. Sie unterscheiden sich aber stark bei Aufwand, Haftung und Ausfallsicherheit. Dieser Beitrag ordnet die drei üblichen Wege ein und zeigt, worauf Unternehmen achten.

Kurz gefasst: Eine eigene Anstellung lohnt sich bei festen Zeiten und viel Fläche. Eine Reinigungsfirma nimmt Ihnen Arbeitgeberpflichten, Vertretung und Material ab. Eine Beschäftigung ohne Anmeldung kostet Sie im Schadensfall deutlich mehr, als sie spart.

Drei Wege zu einer Reinigungskraft für das Büro.

Der erste Weg ist die eigene Anstellung. Sie werden Arbeitgeber, zahlen Lohn und Abgaben und steuern die Arbeit selbst. Der zweite Weg ist der Auftrag an eine Reinigungsfirma. Sie kaufen eine Leistung ein und bekommen ein Ergebnis, kein Personalthema. Der dritte Weg läuft über private Vermittlung und endet häufig in einer Beschäftigung ohne Anmeldung. Er wirkt günstig, weil weder Abgaben noch Vertragskosten anfallen, und wird spätestens bei der ersten Prüfung oder beim ersten Unfall zum teuersten der drei Wege.

Welcher Weg passt, entscheidet die Größe. Ein Büro mit acht Arbeitsplätzen braucht selten mehr als zwei Stunden am Tag. Ein Standort mit mehreren Etagen, Kantine und Besucherverkehr sieht anders aus.

Weg 1: die Reinigungskraft selbst anstellen.

Mit der Anstellung werden Sie Arbeitgeber. Sie melden die Beschäftigung an, führen Lohnsteuer und Sozialabgaben ab und dokumentieren die Arbeitszeit. Bei einem Minijob laufen die Abgaben über die Minijob-Zentrale, bei einer Teilzeitstelle über die Krankenkasse. Dazu kommt die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, denn der gesetzliche Unfallschutz hängt daran.

Die Lohnnebenkosten überraschen viele Betriebe. Bei einem gewerblichen Minijob zahlen Sie neben dem Verdienst Pauschalabgaben von rund 30 Prozent für Kranken- und Rentenversicherung, Pauschsteuer und Umlagen. Die genauen Sätze und die aktuelle Verdienstgrenze veröffentlicht die Minijob-Zentrale. Rechnen Sie mit der jeweils gültigen Grenze, denn sie hängt am gesetzlichen Mindestlohn und ändert sich mit ihm.

Genau hier entsteht der häufigste Fallstrick. Steigt der Mindestlohn, steigt der Stundenlohn. Bleibt die Stundenzahl gleich, rutscht die Kraft über die Grenze und die Beschäftigung wird sozialversicherungspflichtig. Wer das übersieht, bekommt es spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung serviert. Prüfen Sie die Stunden deshalb jedes Jahr neu.

Auch Urlaub und Krankheit gelten im Minijob. Das Bundesurlaubsgesetz sichert bezahlten Erholungsurlaub, das Entgeltfortzahlungsgesetz die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu sechs Wochen. Sie zahlen also weiter, während niemand putzt. Und Sie stehen ohne Vertretung da.

Das eigentliche Risiko der eigenen Anstellung ist nicht der Lohn. Es ist der Tag, an dem die einzige Reinigungskraft ausfällt.

Ein weiterer Punkt betrifft die Ausstattung. Sie stellen Geräte, Mittel und Verbrauchsmaterial, Sie lagern beides sicher und Sie halten die Sicherheitsdatenblätter vor. Bei Schäden an Böden oder Möbeln haften Sie als Arbeitgeber mit.

Weg 2: eine Reinigungsfirma beauftragen.

Beim Dienstleister kaufen Sie eine Leistung ein. Der Betrieb stellt das Personal, führt die Abgaben ab und organisiert die Vertretung bei Urlaub und Krankheit. Fällt jemand aus, kommt eine andere eingearbeitete Kraft. Für Sie ändert sich nichts.

Die Firma bringt Maschinen, Mittel und Wagen mit und wählt sie passend zum Belag. Schäden deckt die Betriebshaftpflicht. Qualität sichert eine Sichtkontrolle durch die Objektleitung, nicht Ihr eigenes Nachschauen. Sie bekommen eine Rechnung statt einer Lohnabrechnung und behalten den Aufwand bei null.

Preislich rechnen Sie im Rheinland mit 35 bis 45 Euro pro Stunde für die Büroreinigung in Düsseldorf. Was daraus pro Monat wird, hängt an Fläche und Turnus. Alle Beispielrechnungen und einen Rechner finden Sie im Beitrag zu den Kosten der Büroreinigung. Für die laufende Pflege gilt derselbe Rahmen wie bei der Unterhaltsreinigung in Düsseldorf.

Weg 3: private Vermittlung ohne Anmeldung.

Über Kleinanzeigen und Empfehlungen findet sich schnell jemand, der für Bargeld putzt. Im Gewerbe ist das Schwarzarbeit. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz stellt die nicht angemeldete Beschäftigung unter Bußgeld, der Zoll prüft Betriebe und fordert nicht gezahlte Sozialabgaben nach. Die Nachforderung trifft den Auftraggeber, nicht die Reinigungskraft.

Der zweite Punkt wiegt schwerer. Ohne Anmeldung besteht kein gesetzlicher Unfallschutz. Stürzt jemand in Ihrem Büro von der Leiter, gibt es keine Berufsgenossenschaft, die einspringt. Sie haften persönlich für Behandlung, Verdienstausfall und Folgeschäden.

Dazu kommt der Alltag. Kein Vertrag heißt kein vereinbarter Leistungsumfang, keine Vertretung, kein Versicherungsschutz bei Schäden an Ihrem Inventar. Und Ihre Betriebshaftpflicht deckt fremde Personen nicht ab, die ohne Rechtsgrundlage in Ihren Räumen arbeiten.

Qualifikation, Zuverlässigkeit und Schlüsselgewalt.

Reinigen im Büro ist Handwerk. Eine gute Kraft erkennt den Belag, dosiert richtig und arbeitet in einer Reihenfolge, die Zeit spart. Falsche Mittel ruinieren Linoleum, Parkett oder beschichtete Tischplatten dauerhaft. Fragen Sie deshalb nach Erfahrung mit Ihren Oberflächen, nicht nach Jahren im Lebenslauf.

Zuverlässigkeit zeigt sich an drei Punkten: pünktlicher Start, gleichbleibendes Ergebnis und eine kurze Rückmeldung bei Auffälligkeiten wie einem tropfenden Wasserhahn, einer defekten Leuchte oder einem Fenster, das offen geblieben ist. Bitten Sie um zwei Referenzen aus vergleichbaren Objekten und rufen Sie dort an. Das dauert zehn Minuten. Es spart viel Ärger.

Ein eigenes Thema ist die Schlüsselgewalt. Wer Ihr Büro allein betritt, braucht Vertrauen und eine klare Regelung. Halten Sie die Übergabe schriftlich fest, vergeben Sie nur die wirklich nötigen Schlüssel und klären Sie vorab, wer bei Verlust die Kosten der Schließanlage trägt. Reinigungsfirmen regeln das im Vertrag und versichern den Fall.

Datenschutz im Büro gehört in die Absprache.

Eine Reinigungskraft sieht, was auf den Tischen liegt. Verträge, Personalunterlagen, offene Bildschirme. Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Sie, den Zugriff auf personenbezogene Daten zu begrenzen. Das gilt auch für externes Reinigungspersonal.

Praktisch lösen Sie das mit drei Regeln. Erstens: aufgeräumte Schreibtische zum Feierabend, Unterlagen in den Schrank. Zweitens: Bildschirme sperren, bevor der Raum leer ist. Drittens: eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung für jede Person, die allein in Ihren Räumen arbeitet. Seriöse Dienstleister legen diese Erklärung von sich aus vor.

Einweisung und Leistungsabsprache.

Die meisten Reklamationen entstehen nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch unklare Absprachen. Halten Sie deshalb schriftlich fest, was täglich, wöchentlich und monatlich passiert. Ein knappes Leistungsverzeichnis reicht dafür. Wie so ein Dokument aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zum Leistungsverzeichnis der Unterhaltsreinigung.

Nehmen Sie sich beim Start eine Stunde Zeit für den Rundgang. Zeigen Sie Materiallager, Wasseranschluss, Alarmanlage und die Räume mit Zutrittsbeschränkung. Vereinbaren Sie einen festen Ansprechpartner auf beiden Seiten. Nach vier Wochen sprechen Sie das Ergebnis noch einmal durch und steuern nach.

Wer den Leistungsumfang vorab schriftlich festhält, diskutiert später nicht über Staub auf dem Aktenschrank.

Sie suchen selbst eine Stelle in der Reinigung?

Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen. Viele Leserinnen und Leser suchen aber eine Arbeit und keine Dienstleistung. Auch dafür haben wir etwas: FERMA stellt regelmäßig ein, in Minijob, Teilzeit und Vollzeit. Die offenen Positionen stehen auf unserer Seite mit den aktuellen Stellenangeboten. Eine kurze Nachricht genügt für den ersten Kontakt.

Fazit.

Eine Reinigungskraft für das Büro bekommen Sie auf drei Wegen, und nur zwei davon sind sauber. Die eigene Anstellung passt, wenn Sie Arbeitgeberpflichten, Urlaubsvertretung und Material selbst tragen. Der Auftrag an eine Reinigungsfirma passt, wenn Sie ein verlässliches Ergebnis ohne Personalaufwand suchen. Für den dritten Weg gibt es keinen guten Grund. Wenn Sie eine angemeldete Reinigungskraft für Ihr Büro in Düsseldorf suchen, holen Sie sich ein unverbindliches Angebot von FERMA Gebäudereinigung.