Hausmeisterservice WEG: Wer beauftragt und wer zahlt.

Ein Hausmeisterservice WEG betreut das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft: Treppenhaus, Außenanlagen, Technikräume und Kontrollgänge. Beauftragt wird er nicht von einzelnen Eigentümern, sondern von der Gemeinschaft. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wer entscheidet, wie die Kosten in die Abrechnung wandern und worauf Verwaltungen bei der Auswahl achten.

Wer den Hausmeisterservice in der WEG beauftragt.

Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der einzelne Eigentümer. Die Verwaltung handelt für die Gemeinschaft und unterschreibt den Vertrag. Ein einzelner Eigentümer bindet die Gemeinschaft nicht, auch wenn er den Dienstleister selbst empfiehlt.

Die Grundentscheidung fällt in der Eigentümerversammlung. Dort beschließen die Eigentümer mit einfacher Mehrheit, ob ein externer Dienstleister das Objekt betreut, welche Leistungen dazugehören und welchen Kostenrahmen die Gemeinschaft trägt. Der Beschluss ist die Grundlage für alles Weitere.

Was die Verwaltung allein entscheiden darf.

Seit der WEG-Reform 2020 gilt eine klare Zweiteilung. Nach außen vertritt die Verwaltung die Gemeinschaft praktisch unbeschränkt: Ein Vertrag, den sie unterschreibt, bindet die Gemeinschaft gegenüber dem Dienstleister. Im Innenverhältnis setzt § 27 WEG dagegen Grenzen. Ohne Beschluss darf die Verwaltung nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung veranlassen oder solche, die keinen Aufschub dulden.

Der Unterschied wirkt technisch, entscheidet aber über die Haftung. Schließt die Verwaltung einen mehrjährigen Hausmeistervertrag ohne Beschluss, bleibt der Vertrag wirksam. Die Verwaltung riskiert jedoch, der Gemeinschaft für den Schaden einzustehen. Deshalb legen seriöse Verwaltungen den Vertrag vor, statt ihn im Alleingang zu zeichnen.

Praktische Faustregel: Der Ruf beim Dienstleister wegen einer verstopften Rinne braucht keinen Beschluss. Ein Dauerschuldverhältnis mit Laufzeit und festem Monatspreis braucht einen. Kleinaufträge decken viele Gemeinschaften zusätzlich über eine beschlossene Wertgrenze ab, etwa 1.000 Euro im Einzelfall. Diese Grenze legt die Versammlung selbst fest.

Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum sauber trennen.

Der Dienstleister arbeitet ausschließlich am Gemeinschaftseigentum. Alles hinter der Wohnungstür zahlt der Eigentümer selbst. Diese Grenze schützt die Gemeinschaft davor, private Leistungen mitzufinanzieren. Die Verwaltung hält sie im Leistungsverzeichnis fest.

Die Teilungserklärung geht dabei vor. Sie ordnet einzelne Bauteile abweichend zu, gerade bei Fenstern, Balkonen und Terrassen. Vor jeder Beauftragung lohnt ein Blick hinein, sonst reinigt der Dienstleister Flächen, die niemand bestellt hat.

Möchte ein einzelner Eigentümer zusätzlich seine Wohnung oder seinen Balkon betreut wissen, beauftragt er das privat. Viele Dienstleister bieten solche Zusatzleistungen an und rechnen sie getrennt ab. Wichtig ist die saubere Trennung der Rechnungen: eine für die Gemeinschaft, eine für den Eigentümer.

So landen die Kosten in Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.

Der Hausmeistervertrag ist eine laufende Ausgabe. Die Verwaltung stellt ihn im Wirtschaftsplan als Position ein und verteilt ihn auf die Eigentümer. Über das Hausgeld zahlt jeder Eigentümer monatlich seinen Anteil. Nach Jahresende zeigt die Jahresabrechnung die tatsächlichen Kosten und gleicht die Differenz aus.

Der Verteilerschlüssel steht in der Teilungserklärung, meist Miteigentumsanteile. Die Gemeinschaft ändert ihn für einzelne Kostenarten per Beschluss, etwa auf Einheiten oder Wohnfläche. Wichtig ist Konstanz: Ein wechselnder Schlüssel macht die Abrechnung angreifbar.

Vermietende Eigentümer geben den Anteil an ihre Mieter weiter, soweit der Mietvertrag die Betriebskosten überträgt. Die Kosten für die Hausmeisterleistung gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten, Reparaturanteile dagegen nicht. Der Dienstleister hilft dabei, indem er Reparaturen getrennt ausweist. Welche Positionen im Detail umlagefähig sind und womit Sie beim Preis rechnen, lesen Sie in unserem Überblick zu den Kosten für einen Hausmeisterservice.

Verwaltungen bewerten Angebote längst über den Monatspreis hinaus. Sie prüfen, ob der Anbieter Nachweise vorlegt, ob er eine Betriebshaftpflicht unterhält und ob er Mängel aktiv meldet. Ein Dienstleister, der die Verwaltung entlastet, bleibt lange im Objekt.

Vertragsdauer und Kündigungsfristen im Blick behalten.

Für den Hausmeistervertrag haben sich Laufzeiten von einem bis zwei Jahren eingespielt, oft mit stillschweigender Verlängerung. Die Gemeinschaft behält die Steuerung, wenn drei Punkte im Vertrag stehen: eine überschaubare Erstlaufzeit, eine Kündigungsfrist von drei Monaten und eine klare Regel zur Preisanpassung.

Zu lange Bindungen schaden. Ein Vertrag über fünf Jahre nimmt der nächsten Eigentümerversammlung jeden Spielraum und gilt als kritisch, weil er die Gemeinschaft erheblich verpflichtet. Kürzere Laufzeiten kosten selten mehr und halten den Anbieter aufmerksam.

Notieren Sie die Kündigungstermine im Verwaltungskalender. Viele Gemeinschaften verlängern ungewollt, weil die Frist zwischen zwei Versammlungen verstreicht. Wer den Anbieter wechseln will, entscheidet das in der Versammlung vor Fristablauf.

Ausschreibung und Anbieterwechsel ohne Reibung.

Der Wechsel gelingt, wenn alle Anbieter dasselbe Papier bepreisen. Die Verwaltung schreibt dafür ein Leistungsverzeichnis, das Flächen, Turnus und Sonderleistungen benennt: Quadratmeter Treppenhaus, Anzahl der Etagen, Grünfläche, Länge der Gehwege für den Winterdienst. Erst dann sind Angebote vergleichbar.

Legen Sie der Versammlung die Angebote als Übersicht vor, mit gleicher Leistung nebeneinander. So entscheidet die Gemeinschaft in wenigen Minuten statt in einer langen Debatte. Halten Sie im Beschluss Anbieter, Preis und Laufzeit fest, sonst bleibt der Beschluss unbestimmt und angreifbar.

Beim Übergang läuft der alte Vertrag bis zum letzten Tag. Vereinbaren Sie eine kurze Übergabe: Schlüssel, Zählerstände, Zugänge zu Technikräumen und offene Mängel. Ein sauberer Start verhindert, dass im ersten Monat Leistungen ausfallen. Neben der Objektbetreuung übernehmen wir auf Wunsch die Treppenhausreinigung in Düsseldorf und den Winterdienst am Objekt aus einer Hand. Das reduziert Schnittstellen und Rechnungen.

Häufige Fragen zum Hausmeisterservice in der Eigentümergemeinschaft.

Darf ein einzelner Eigentümer den Dienstleister für das ganze Haus bestellen? Nein. Für das Gemeinschaftseigentum entscheidet die Eigentümerversammlung, die Verwaltung schließt den Vertrag. Privat beauftragt jeder Eigentümer nur Leistungen an seinem Sondereigentum.

Was passiert, wenn die Verwaltung ohne Beschluss unterschreibt? Der Vertrag bindet die Gemeinschaft trotzdem, weil die Vertretungsmacht nach außen weit reicht. Im Innenverhältnis haftet die Verwaltung für den entstandenen Schaden.

Zahlt der Mieter die Hausmeisterkosten? Der vermietende Eigentümer legt den Anteil um, wenn der Mietvertrag die Betriebskosten überträgt. Reparaturkosten bleiben beim Eigentümer, deshalb weisen wir sie getrennt aus.

Wie lange sollte die Vertragslaufzeit sein? Ein bis zwei Jahre mit dreimonatiger Kündigungsfrist haben sich bewährt. Längere Bindungen nehmen der Gemeinschaft Spielraum und brauchen einen ausdrücklichen Beschluss.

Fazit.

Die Beauftragung gelingt, wenn Zuständigkeit und Leistung von Anfang an feststehen: Beschluss in der Versammlung, Vertrag durch die Verwaltung, Leistungsverzeichnis mit klarer Grenze zum Sondereigentum und eine Laufzeit, die Spielraum lässt. Dann bleibt die Jahresabrechnung nachvollziehbar und die Eigentümer sehen, wofür sie zahlen. Fordern Sie für Ihr Objekt ein Angebot für den Hausmeisterservice in Düsseldorf an, dann wissen Sie, was ein Hausmeisterservice WEG in Ihrer Anlage kostet.