Hausmeisterkosten umlagefähig: Was in die Abrechnung darf.

Welche Hausmeisterkosten sind umlagefähig und welche bleiben beim Eigentümer? Die Antwort steht in § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung: Sie legen die Vergütung des Hauswarts auf die Mieter um, soweit sie auf laufende Betreuung entfällt. Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung gehören heraus. Genau an dieser Trennung scheitern die meisten Abrechnungen.

Diese Hausmeisterkosten sind umlagefähig.

Umlagefähig ist alles, was der Hauswart für den laufenden Betrieb des Gebäudes tut. Die Betriebskostenverordnung nennt Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen. Dazu zählen in der Praxis:

• Kontrollgänge durch Haus, Keller, Dachboden und Außenanlagen
• Reinigung von Treppenhaus, Fluren, Aufzugskabine und Eingangsbereich
• Pflege der Grünflächen, Heckenschnitt und Laubentfernung
• Winterdienst auf Gehwegen und Zufahrten
• Bedienung der Haustechnik, etwa Beleuchtung und Lüftung schalten
• Ablesen von Zählern und Betreuen der Müllstandsplätze
• Schließdienst und Ansprechpartner für Mieter im Alltag

Nicht umlagefähig bleibt der Rest. § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten ausdrücklich aus. Repariert der Hauswart eine Tür, tauscht er ein Schloss oder überwacht er eine Handwerkerleistung, tragen Sie diese Zeit selbst. Dasselbe gilt für Mieterwechsel, Wohnungsabnahmen und die Betriebskostenabrechnung.

So grenzen Sie den nicht umlagefähigen Anteil ab.

Rechnen Sie den Anteil heraus, bevor Sie umlegen. Die saubere Variante: Ihr Dienstleister erfasst die Stunden je Leistungsart und weist sie in der Rechnung getrennt aus. Dann übernehmen Sie die Zahlen direkt in die Abrechnung.

Fehlt diese Aufteilung, schätzen Sie. Eine Schätzung hält vor Gericht stand, wenn Sie sie nachvollziehbar herleiten und offenlegen. Nennen Sie den Maßstab, etwa den Zeitanteil für Reparaturen laut Leistungsverzeichnis, und ziehen Sie einen festen Prozentsatz ab. Ein pauschales Weglassen der Kürzung dagegen macht die Position angreifbar.

Umlagefähig oder Vermietersache: die Aufgaben im Überblick.

Die folgende Übersicht ordnet die typischen Hauswart-Aufgaben zu. Sie zeigt zugleich, warum ein Leistungsverzeichnis so viel wert ist: Ohne diese Zuordnung fehlt jeder Abrechnung die Grundlage.

Der zweite Punkt der Tabelle ist der teuerste Fehler in der Praxis. Erledigt der Hauswart die Hausreinigung, den Garten oder den Winterdienst, verbietet die Betriebskostenverordnung eine zweite Abrechnung dieser Arbeiten unter eigenen Positionen. Wer beides ansetzt, rechnet dieselbe Leistung doppelt ab. Der Mieter kürzt dann zu Recht.

Warum die Rechnung Ihres Dienstleisters entscheidet.

Als Vermieter rechnen Sie nur ab, was Sie belegen. Eine Pauschalrechnung über die Objektbetreuung eines ganzen Jahres hilft Ihnen dabei nicht. Sie enthält Betreuung, Reparatur und Verwaltung in einer Summe und zwingt Sie zur Schätzung.

Eine nach Leistungsarten aufgeschlüsselte Rechnung dreht das um. Sie sehen je Position, wie viele Stunden auf Reinigung, Grünpflege, Winterdienst und Reparatur entfallen. Diese Struktur übertragen Sie eins zu eins in die Betriebskostenabrechnung. Der Mieter erkennt bei der Belegeinsicht dieselbe Aufteilung wieder und stellt keine Rückfragen.

Fragen Sie deshalb bereits im Angebot nach getrennten Positionen. Wir vom Hausmeisterservice in Düsseldorf weisen Betreuung, Reinigung, Grünpflege und Reparaturen getrennt aus. Welche Leistungen dazugehören, zeigt der Überblick was ein Hausmeisterservice übernimmt.

Umlageschlüssel und Höhe der Position.

Ohne abweichende Vereinbarung verteilen Sie die Hauswartkosten nach Wohnfläche. § 556a BGB gibt diesen Maßstab vor. Eine Verteilung nach Wohneinheiten vereinbaren Sie im Mietvertrag, sonst greift sie nicht. Wichtig: Der Schlüssel steht in der Abrechnung und bleibt über die Jahre gleich.

Für die Höhe gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot. Sie beauftragen zu marktüblichen Preisen und halten das Leistungspaket im Verhältnis zum Objekt. Eine tägliche Betreuung für ein Haus mit sechs Parteien fällt hier durch. Woran sich Preise orientieren, lesen Sie im Überblick was ein Hausmeisterservice kostet sowie in der Aufstellung zu den Hausmeisterkosten pro Quadratmeter.

Häufige Fragen zu Hauswartkosten in der Abrechnung.

Welche Norm regelt die Umlage der Hauswartkosten? § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung. Er erlaubt die Umlage der Vergütung, nimmt Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung aber ausdrücklich aus.

Darf ich den nicht umlagefähigen Anteil schätzen? Ja, wenn keine exakte Erfassung vorliegt. Legen Sie den Maßstab offen und halten Sie ihn über die Jahre durch. Eine willkürliche Quote ohne Begründung hält keiner Prüfung stand.

Was passiert bei einer Doppelabrechnung? Der Mieter kürzt die betroffene Position. Erledigt der Hauswart die Hausreinigung, entfällt eine zusätzliche Position für die Gebäudereinigung. Das gilt genauso für Gartenpflege durch den Hausmeisterservice und den Winterdienst.

Sieht der Mieter die Rechnungen des Dienstleisters? Ja. Auf Verlangen gewähren Sie Einsicht in die Belege der abgerechneten Positionen. Eine nach Leistungsarten gegliederte Rechnung erspart Ihnen dabei lange Erklärungen.

Fazit.

Hausmeisterkosten sind umlagefähig, soweit sie auf die laufende Betreuung des Gebäudes entfallen. Trennen Sie Betreuung, Reparatur und Verwaltung sauber, vermeiden Sie Doppelpositionen und nennen Sie den Umlageschlüssel. Den größten Teil der Arbeit nimmt Ihnen ein Dienstleister ab, der seine Leistungen einzeln ausweist. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.